Công nợ: khoản tiền "nằm trên giấy" của nhiều tiệm sửa xe
Ở tiệm sửa xe, chuyện ghi nợ gần như ngày nào cũng có. Khách quen sửa xe xong hẹn cuối tháng trả, thợ ngoài lấy phụ tùng về làm rồi tính sau, tiệm lấy hàng của đại lý phụ tùng theo kiểu gối đầu. Mỗi khoản nhỏ thôi, nhưng cộng lại có thể là một số tiền đáng kể đang nằm ngoài két.
Vấn đề không phải là cho nợ, mà là theo dõi nợ. Khi công nợ chỉ nằm trong cuốn sổ hay trong trí nhớ của chủ tiệm, rất dễ xảy ra cảnh quên thu, thu sót, hoặc hai bên nhớ hai con số khác nhau.
Những rắc rối thường gặp khi ghi nợ bằng sổ tay
- Quên khoản nợ cũ: khách quay lại sửa xe lần nữa, tiệm lại cho nợ tiếp mà không nhớ lần trước chưa trả.
- Lệch số với khách: khách trả từng phần, sổ ghi không đủ, đến lúc đối chiếu thì không ai chắc con số nào đúng.
- Không biết tổng nợ là bao nhiêu: muốn biết hôm nay ngoài thị trường đang nợ tiệm bao nhiêu phải ngồi cộng tay cả buổi.
- Nợ nhà cung cấp bị trễ hạn: lo thu nợ khách mà quên hạn trả đại lý, ảnh hưởng uy tín và giá lấy hàng lần sau.
- Phụ thuộc vào một người: chỉ chủ tiệm hoặc một nhân viên nắm sổ nợ, người đó vắng là cả tiệm không biết gì.
Nguyên tắc quản lý công nợ gọn gàng
1. Tách rõ hai loại công nợ
Công nợ phải thu là tiền khách hàng, thợ ngoài hoặc đối tác đang nợ tiệm. Công nợ phải trả là tiền tiệm đang nợ nhà cung cấp phụ tùng, dầu nhớt. Hai loại này nên theo dõi riêng để biết tiệm đang "bị chiếm vốn" bao nhiêu và sắp phải chi ra bao nhiêu.
2. Mỗi khoản nợ phải gắn với một hóa đơn
Khoản nợ nên đi kèm phiếu sửa chữa hoặc hóa đơn bán hàng cụ thể: ngày nào, xe nào, làm những gì, phụ tùng gì. Khi khách hỏi lại, tiệm chỉ cần mở hóa đơn là giải thích được ngay, tránh tranh cãi.
3. Ghi nhận từng lần trả tiền
Khách trả một phần cũng phải ghi lại ngay, kèm ngày và hình thức thanh toán (tiền mặt hay chuyển khoản). Số còn nợ luôn được cập nhật, không cần tính lại từ đầu.
4. Đặt hạn mức và hạn trả
Với khách quen hoặc thợ ngoài, tiệm nên tự đặt ra mức nợ tối đa và thời gian trả hợp lý. Khi gần chạm mức, nhân viên biết để nhắc khéo trước khi cho nợ thêm.
5. Đối chiếu định kỳ
Cuối tuần hoặc cuối tháng, rà lại danh sách khách đang nợ, khoản nào lâu chưa trả thì chủ động liên hệ. Với nhà cung cấp, đối chiếu số dư trước mỗi đợt thanh toán để hai bên khớp nhau.
Nhắc nợ sao cho khéo, không mất khách
- Nhắc vào thời điểm hợp lý, ví dụ khi khách quay lại tiệm hoặc gần ngày hẹn trả.
- Gửi kèm thông tin rõ ràng: ngày sửa, nội dung sửa, số tiền còn lại, để khách dễ kiểm tra.
- Giữ giọng lịch sự, coi đó là thông tin chứ không phải đòi nợ.
- Tạo điều kiện trả tiện lợi, chẳng hạn gửi sẵn thông tin chuyển khoản.
iMotor hỗ trợ quản lý công nợ như thế nào
Phần mềm iMotor giúp tiệm sửa xe đưa việc ghi nợ từ cuốn sổ lên máy tính, gắn liền với hóa đơn bán hàng và phiếu sửa chữa:
- Ghi nợ ngay trên hóa đơn: khách trả thiếu thì phần còn lại được ghi nhận vào công nợ của khách đó.
- Theo dõi công nợ theo từng khách hàng và nhà cung cấp: xem nhanh ai đang nợ, nợ bao nhiêu, từ hóa đơn nào.
- Ghi nhận các lần thanh toán: số dư còn lại được cập nhật để tiệm luôn nắm con số mới nhất.
- Báo cáo tổng hợp: chủ tiệm xem được tổng công nợ phải thu, phải trả mà không cần cộng tay.
Nhờ dữ liệu nằm trong phần mềm, nhân viên nào đứng quầy cũng tra được khoản nợ của khách khi cần, không còn phụ thuộc vào một người giữ sổ.
Bắt đầu từ việc nhỏ
Không cần thay đổi mọi thứ trong một ngày. Tiệm có thể bắt đầu bằng cách nhập lại danh sách khách đang nợ hiện tại, sau đó quy định mọi khoản nợ mới đều phải ghi vào phần mềm ngay khi phát sinh. Chỉ sau vài tuần, chủ tiệm sẽ thấy rõ dòng tiền của mình hơn hẳn.
Anh chị muốn xem iMotor quản lý công nợ cho tiệm sửa xe như thế nào? Liên hệ iMotor qua số 0374 595 356 hoặc đăng ký demo miễn phí để được tư vấn và hướng dẫn trực tiếp.
