Cuối ngày, tiệm của mình thật sự thu được bao nhiêu?
Nhiều chủ tiệm sửa xe máy kết thúc một ngày làm việc bằng cách đếm tiền trong két rồi ghi một con số vào sổ. Cách này nhanh, nhưng không trả lời được những câu hỏi quan trọng: hôm nay tiền công bao nhiêu, tiền phụ tùng bao nhiêu, bao nhiêu khách trả chuyển khoản, bao nhiêu khách còn ghi nợ. Khi tiền mặt, chuyển khoản và công nợ lẫn vào nhau, con số trong két và con số thực tế rất dễ lệch mà không ai biết lệch ở đâu.
Chốt doanh thu cuối ngày không phải là việc của kế toán lớn. Đây là thói quen nhỏ, mỗi ngày mất ít phút, nhưng giúp chủ tiệm nắm chắc dòng tiền và phát hiện sai sót ngay khi còn nhớ rõ sự việc.
Những lỗi hay gặp khi chốt sổ bằng tay
- Chỉ đếm tiền mặt: các khoản khách chuyển khoản không được đối chiếu, đến cuối tháng mới phát hiện thiếu hoặc trùng.
- Quên phiếu sửa chữa chưa thu tiền: xe đã giao nhưng phiếu chưa thanh toán, hoặc thanh toán một phần mà không ghi lại.
- Lẫn tiền thu với tiền chi: lấy tiền trong két mua phụ tùng gấp, trả tiền ship, ứng lương cho thợ nhưng không ghi phiếu chi.
- Không tách tiền công và tiền phụ tùng: không biết mảng nào đang mang lại lợi nhuận cho tiệm.
- Chốt sổ phụ thuộc vào một người: hôm chủ tiệm vắng, không ai chốt hoặc chốt theo cách khác.
Một quy trình chốt doanh thu cuối ngày đơn giản
Anh chị có thể áp dụng ngay các bước sau, dù đang dùng sổ tay hay phần mềm:
- Rà lại tất cả phiếu sửa chữa và hóa đơn bán hàng trong ngày: kiểm tra phiếu nào đã thu đủ, phiếu nào thu một phần, phiếu nào ghi nợ.
- Tách theo hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ (nếu có), ghi nợ.
- Đối chiếu chuyển khoản với tài khoản ngân hàng: mở ứng dụng ngân hàng, so từng khoản với phiếu tương ứng.
- Cộng các khoản chi trong ngày: mua phụ tùng lẻ, chi phí vặt, tạm ứng cho thợ, mỗi khoản cần một phiếu chi.
- Đếm tiền mặt thực tế và so với số tính toán: tiền đầu ca cộng tiền mặt thu, trừ tiền mặt chi, phải bằng số tiền trong két.
- Ghi lại chênh lệch và lý do: nếu lệch, ghi rõ ngay trong ngày thay vì để dồn.
Nên xem những con số nào mỗi tối?
Không cần quá nhiều báo cáo. Một bảng tóm tắt ngắn với vài con số là đủ để chủ tiệm biết ngày hôm đó ra sao:
- Tổng doanh thu, tách tiền công sửa chữa và tiền bán phụ tùng.
- Số xe vào xưởng và số xe đã giao trong ngày.
- Tiền thu theo từng hình thức thanh toán.
- Số tiền khách mới ghi nợ và số tiền nợ cũ đã thu được.
- Tổng chi trong ngày và số tiền mặt còn lại trong két.
Theo dõi đều đặn, anh chị sẽ dễ nhận ra ngày nào trong tuần đông khách, dịch vụ nào bán chạy, và có số liệu để quyết định nhập hàng hay bố trí thợ hợp lý hơn.
Mẹo giúp việc chốt sổ nhẹ nhàng hơn
- Thu tiền ở một chỗ: chỉ một hoặc hai người được thu tiền và giữ két.
- Mọi khoản thu chi đều có phiếu: kể cả khoản nhỏ, để cuối ngày không phải nhớ lại.
- Chốt cố định một giờ: ví dụ ngay sau khi giao chiếc xe cuối cùng, thay vì để sáng hôm sau.
- Giữ lại tiền lẻ đầu ca: để số tiền đầu ca mỗi ngày giống nhau, đối chiếu dễ hơn.
iMotor hỗ trợ chốt doanh thu cuối ngày như thế nào?
Khi phiếu sửa chữa, hóa đơn bán phụ tùng, phiếu thu chi và công nợ được ghi nhận trên cùng một phần mềm quản lý như iMotor, việc chốt sổ cuối ngày trở nên nhanh và chính xác hơn:
- Các phiếu trong ngày được lưu lại đầy đủ, dễ rà soát phiếu nào đã thu, phiếu nào còn nợ.
- Doanh thu có thể xem theo ngày, theo hình thức thanh toán và theo nhóm dịch vụ, phụ tùng.
- Phiếu thu, phiếu chi được ghi nhận rõ ràng, giúp đối chiếu với tiền mặt trong két.
- Chủ tiệm có thể xem số liệu của tiệm ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng.
Bắt đầu từ thói quen nhỏ mỗi tối
Chốt doanh thu cuối ngày là cách đơn giản nhất để chủ tiệm sửa xe máy nắm chắc tiền bạc, hạn chế thất thoát và có số liệu thật để ra quyết định. Nếu anh chị muốn biết iMotor có thể giúp tiệm mình chốt sổ nhanh và rõ ràng hơn ra sao, hãy liên hệ đội ngũ iMotor để được tư vấn và dùng thử.
